Ein einziger 409A-Fehler kann Steuern auf aufgeschobene Zahlungen auslösen

Die meisten Führungskräfte, die an nicht qualifizierten Aufschub von Vergütungsplänen teilnehmen, verbringen mehr Zeit damit, darüber nachzudenken, wie viel sie aufschieben, als darüber, wann sie es zurückerhalten können. Das ist ein kostspieliges Versäumnis. IRC Section 409A regelt alle nicht qualifizierten Aufschub von Vergütungsvereinbarungen und schreibt strenge Regeln vor, die bei Verstößen dazu führen, dass der aufgeschobene Betrag sofort steuerpflichtig wird, zusätzlich zu einer 20-prozentigen Ausgleichssteuer und Zinsen. Die Verstöße, die zu diesem Ergebnis führen, werden häufig versehentlich und nicht vorsätzlich begangen.

Nicht qualifizierte Aufschub von Vergütungspläne sind gängige Instrumente, die zur Gewinnung und Bindung von Führungskräften eingesetzt werden, und die beteiligten Beträge sind oft hoch. Selbst ein einzelner administrativer Fehler kann jahrelange sorgfältige Steuerplanung in einer einzigen Steuererklärung zunichte machen.

Was ein 409A-Verstoß tatsächlich kostet

Stellen Sie sich eine Führungskraft vor, die 150.000 US-Dollar pro Jahr für fünf Jahre aufgeschoben hat, mit einem Planbestand von rund 800.000 US-Dollar. Es kommt zu einer Unternehmenstransaktion, die Personalabteilung verarbeitet eine Auszahlung zu früh, oder die Führungskraft beantragt eine Änderung des Auszahlungsplans einige Monate vor dem Stichtag. Keines davon fühlt sich katastrophal an. Jeder kann ein 409A-Verstoß sein.

Ein 409A-Verstoß bedeutet, dass der gesamte aufgeschobene Saldo im Jahr des Verstoßes steuerpflichtig wird, zusätzlich zu einer 20-prozentigen Strafe und Zinsen auf Basis des Unterzahlungsatzes plus 1 %. Bei einem Saldo von 800.000 US-Dollar beläuft sich die reguläre Einkommensteuer zum höchsten bundesstaatlichen Satz von 37 % allein auf rund 296.000 US-Dollar an bundesstaatlicher Einkommensteuer. Addiert man die 20-prozentige Ausgleichssteuer, die auf den einbezogenen Betrag erhoben wird, nähert sich die gesamte bundesstaatliche Steuerlast 462.000 US-Dollar, bevor staatliche Steuern oder die Prämie für Zinsen berücksichtigt werden.

Die Kernregel, die fast jeden Verstoß auslöst

Section 409A basiert auf einer einfachen Prämisse: Sie müssen entscheiden, wann Sie Ihre aufgeschobene Vergütung erhalten möchten, bevor Sie sie verdienen, und Sie können diese Entscheidung im Allgemeinen nicht ändern. Das Gesetz erlaubt Auszahlungen nur bei sechs bestimmten zulässigen Auszahlungserfolgen: Tod, Behinderung, eine Kontrolländerung, ein bestimmter Zeitpunkt, Trennung vom Dienst und ein unvorhergesehener Notfall. Jede Zahlung, die außerhalb dieser Ereignisse erfolgt, ist ein Verstoß.

Der Konflikt besteht zwischen Flexibilität und Compliance. Führungskräfte möchten ihre Auszahlungstermine natürlich an veränderte Lebensumstände anpassen. Das Gesetz betrachtet diese Flexibilität als Schlupfloch, das geschlossen, nicht als Merkmal, das angeboten werden sollte.

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Die vier Fehler, die tatsächlich passieren

Die meisten 409A-Verstöße werden durch administrative Fehler, verpasste Fristen und wohlmeinende Entscheidungen verursacht, die ohne Verständnis der Regeln getroffen werden.

Frühe Zahlung während einer Unternehmenstransaktion. Jede Zahlung, die vor dem geplanten Auszahlungstermin erfolgt, verstößt gegen 409A, einschließlich wohlmeinender früher Zahlungen durch die Personalabteilung während einer Unternehmenstransaktion. Wenn ein Unternehmen übernommen wird, verarbeiten Personalteams oft Auszahlungen, um den Übergang zu vereinfachen. Sofern der Plan nicht speziell unter die Regeln für Kontrolländerungen fällt und die Transaktion die Definition einer qualifizierenden Kontrolländerung gemäß 409A erfüllt, ist diese Zahlung ein Verstoß.

Verpassen des Stichtags für die Aufschubwahl am 31. Dezember. Eine Aufschubwahl, die nach dem 31. Dezember erfolgt, auch um einen Tag, verstößt gegen 409A für Beträge, die mit dieser Wahl verbunden sind. Erstjahreswahlen für Neuteilnehmer haben ein 30-tägiges Fenster ab dem Datum der Berechtigung, aber laufende Wahlen müssen bis zum vorherigen Kalenderjahresende ohne Ausnahme abgeschlossen werden.

Ändern eines Auszahlungsplans zu spät. Eine Änderung des Auszahlungsplans erfordert eine 12-monatige Vorauszahlungswahl und eine obligatorische 5-jährige Verlängerung des ursprünglichen Zahlungsdatums. Eine Führungskraft, die die Anfrage 11 Monate vor dem geplanten Datum einreicht, also einen Monat vor dem erforderlichen Zeitraum, löst einen Verstoß aus. Die 12-Monats-Regel ist absolut.

Offshore-Finanzierungsstrukturen. Die Finanzierung von NQDC-Pflichtverbindlichkeiten in bestimmten Offshore-Truststrukturen verstößt automatisch gegen 409A, unabhängig davon, ob eine Auszahlung erfolgt ist oder eine andere Regel verletzt wurde.

Was tatsächlich nach dem Fakt behoben werden kann

Das IRS bietet ein Korrekturprogramm an. Mitteilung 2010-6 ermöglicht es Plansponsoren, bestimmte Dokumentationsfehler zu korrigieren, bevor der Plan verwendet wird, und einige operative Fehler unter bestimmten Umständen. Der wesentliche Unterschied liegt zwischen einem Dokumentationsfehler und einem operativen Fehler.

Dokumentationsfehler, wie z. B. die Aufnahme unzulässiger Auszahlungserfolge in Planunterlagen, bevor Zahlungen geleistet werden, können unter IRS-Korrekturverfahren durch Änderung der Planunterlagen korrigiert werden. Wenn der Plan etwas Falsches sagt, aber noch niemand danach gehandelt hat, gibt es einen Weg, ihn zu beheben.

Operative Fehler sind anders. Viele 409A-Verstöße können nachträglich nicht korrigiert werden, insbesondere Zahlungszeitpunktverstöße. Eine Führungskraft, die feststellt, dass ihr Plan vor Jahren falsch verwaltet wurde, kann mit Rücksteuern, Zinsen und der 20-prozentigen Strafe auf alle aufgeschobenen Beträge während des nicht konformen Zeitraums rechnen. Das IRS hat keine Richtlinie, um Vergleiche zu 409A-Strafen zu führen, was bedeutet, dass es keine sanfte Landung gibt, sobald der Verstoß festgestellt wurde.

Drei Maßnahmen, die Sie jetzt ergreifen sollten

Der häufigste Fehler, den Führungskräfte machen, ist die Annahme, dass Compliance das Problem des Arbeitgebers ist, weil ihr Arbeitgeber den Plan verwaltet. Gemäß 409A trägt der Mitarbeiter die Steuer- und Ausgleichsstrafe. Der Arbeitgeber kann mit eigenen Strafen rechnen, aber der Mitarbeiter kann die Steuerlast nicht auf ihn abwälzen.

Jede Führungskraft, die jemals eine Auszahlungswahl geändert, eine Unternehmenstransaktion erlebt oder Auszahlungen außerhalb ihres geplanten Zeitrahmens erhalten hat, sollte vor ihrer nächsten Aufschubwahl eine 409A-Compliance-Überprüfung von der Rechtsberatung ihres Arbeitgebers für Leistungen beantragen. Diese Überprüfung kostet einen Bruchteil dessen, was ein Verstoß kostet.

Wenn Sie sich dem 31. Dezember-Stichtag für eine neue Aufschubwahl nähern, bestätigen Sie, dass die Wahl eingereicht und schriftlich bestätigt wurde, bevor Jahresende. Eine mündliche oder E-Mail-Bestätigung ist keine ausreichende Dokumentation, wenn die Frage jemals bei einer Prüfung auftaucht.

Schließlich, wenn Sie eine Änderung Ihres Auszahlungsplans in Erwägung ziehen, zählen Sie die Monate sorgfältig. Die 12-Monats-Frist beginnt mit dem Datum, an dem der Planverwalter die Wahl erhält, nicht mit dem Datum, an dem Sie die Änderung vornehmen. Zwölf Monate sind die Untergrenze, und die erforderliche 5-jährige Verlängerung Ihres Zahlungsdatums ist nicht verhandelbar.

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